Datenschutzerklärung

MUSTER-DATENSCHUTZERKLÄRUNG – VOR PRODUKTIVEM EINSATZ PRÜFEN UND AN DIE TATSÄCHLICHEN VERHÄLTNISSE ANPASSEN.

1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Organisation, die J-Fire Cloud für die Mitgliederverwaltung einsetzt. Für den öffentlichen Mitgliedsantrag ist dies in der Regel der Feuerwehrverein. Vollständige Anschrift, vertretungsberechtigte Personen und Datenschutz-Kontakt sind vor dem Produktivbetrieb zu ergänzen bzw. im Datenschutz-Center zu hinterlegen.

2. Zweck der Verarbeitung
J-Fire Cloud verarbeitet personenbezogene Daten insbesondere zur Bearbeitung von Mitgliedsanträgen, zur Mitglieder- und Organisationsverwaltung, zur Planung und Dokumentation von Übungen und Einsätzen, zur Verwaltung von Ausbildung, Führerscheinen, Bekleidung, Material, Atemschutz, Aufgaben, Prüf- und Wartungsfristen, zur vereinsbezogenen Kommunikation sowie – soweit eingerichtet – zur Beitrags-, Bank- und SEPA-Verwaltung.

3. Verarbeitete Daten
Je nach Nutzung können insbesondere Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Anschrift, Mitgliedschaften und Funktionen, Qualifikationen, Anwesenheiten, Führerschein- und Ausbildungsdaten, Ausstattungs- und Ausgabedaten, Dokumente, Fotos, Bank-/SEPA-Daten, technische Protokolldaten sowie Zuordnungen zu externen Systemen verarbeitet werden. Es sollen nur Daten erfasst werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

4. Rechtsgrundlagen
Die konkrete Rechtsgrundlage hängt von Organisation und Verarbeitung ab. In Betracht kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen im Zusammenhang mit einer Mitgliedschaft), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, soweit anwendbar) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillige Einwilligungen. Foto- und Medieneinwilligungen werden in J-Fire getrennt erfasst und können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Empfänger und Schnittstellen
Zugriff erhalten nur entsprechend berechtigte Funktionsträger und Administratoren. Soweit technisch erforderlich, können Auftragsverarbeiter wie Hosting- und E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden. Wenn die ALAMOS-FE2-/aPager-PRO-Schnittstelle aktiviert ist, können hierfür vorgesehene Personen- und Einsatzdaten an das konfigurierte FE2-System übertragen bzw. Statusinformationen von dort abgerufen werden. Weitere Empfänger ergeben sich nur aus tatsächlich aktivierten Schnittstellen und den jeweiligen Aufgaben der Organisation.

6. Speicherung und Löschung
Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke, die Mitgliedschaft, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Dokumentation berechtigter Organisationsinteressen erforderlich ist. J-Fire kann Prüffristen unterstützen; Löschentscheidungen müssen von der verantwortlichen Organisation festgelegt und kontrolliert werden. Historische Einwilligungs- und Antragsversionen können aus Nachweisgründen erhalten bleiben, soweit dies erforderlich und zulässig ist.

7. Protokollierung und Sicherheit
J-Fire protokolliert sicherheits- und verwaltungsrelevante Vorgänge, um Änderungen nachvollziehbar zu machen. Der Zugriff ist rollenbasiert; für Benutzerkonten kann Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt werden. Übertragungen sollen im Produktivbetrieb ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS) erfolgen. Zugangsdaten externer Schnittstellen werden – soweit von J-Fire gespeichert – geschützt abgelegt.

8. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Minderjährige
Bei Anträgen Minderjähriger werden die im Antrag vorgesehenen Angaben zu Erziehungsberechtigten verarbeitet, soweit dies für Antrag, Mitgliedschaft oder Einwilligungen erforderlich ist.

10. Technische Sitzungsdaten
Für Anmeldung und sicheren Betrieb werden technisch notwendige Sitzungsinformationen verwendet. J-Fire benötigt für die Kernfunktion keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Falls außerhalb von J-Fire weitere Analyse-, Karten-, Medien- oder Drittanbieter-Dienste eingebunden werden, müssen diese gesondert bewertet und in der finalen Datenschutzerklärung ergänzt werden.

Stand dieses Musters: 11.09.2026
Hinweis: Dieses Muster ist keine Rechtsberatung. Vor Produktivbetrieb müssen Verantwortlicher, Anschrift, Datenschutzkontakt, tatsächliche Dienstleister/Schnittstellen, Löschfristen und die für eure Organisation zutreffenden Rechtsgrundlagen geprüft und angepasst werden.