Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung zum Online-Mitgliedsantrag und zur Mitgliederverwaltung

Stand: 03.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Freiwillige Feuerwehr Deiningen e.V.
postalisch erreichbar über:
Angel Simon
Hochfeldstraße 15
86738 Deiningen

Datenschutzkontakt:
johannes@ffw-deiningen.de

2. Zweck der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden insbesondere verarbeitet, um

- einen Antrag auf Mitgliedschaft entgegenzunehmen und zu prüfen,
- über die Aufnahme in den Verein zu entscheiden,
- eine bestehende Mitgliedschaft zu verwalten,
- Mitglieder und Erziehungsberechtigte zu kontaktieren,
- die Jugendfeuerwehr und erforderliche Betreuungsmaßnahmen zu organisieren,
- Einwilligungen und deren Versionen nachweisbar zu dokumentieren,
- Foto- und Medienfreigaben zu verwalten,
- gegebenenfalls Beiträge und SEPA-Mandate zu verwalten,
- die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der JFire Cloud zu gewährleisten.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Antrag und späterer Mitgliedschaft können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

- Vor- und Nachname,
- Geburtsdatum,
- Anschrift,
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
- Mitgliedschafts- und Organisationsdaten,
- Daten von Erziehungsberechtigten,
- hochgeladenes Mitgliedsfoto,
- Einwilligungen einschließlich Zeitpunkt und technischer Nachweisdaten,
- bei Minderjährigen gegebenenfalls Angaben zu Medikamenten, Allergien, Unverträglichkeiten und sonstigen für die Betreuung relevanten Gesundheitsinformationen,
- bei Nutzung eines SEPA-Mandats Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandats- und Zahlungsdaten.

Es werden nur Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der für Antragstellung und Mitgliedschaft erforderlichen Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und des Mitgliedschaftsverhältnisses.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Buchführungs- oder Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sicherheits-, Zugriffs- und Auditprotokolle können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren Betrieb, in der Zugriffskontrolle und in der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.

Freiwillige Foto- und Medieneinwilligungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Soweit solche Angaben im Antrag erfasst werden, erfolgt ihre Verarbeitung auf Grundlage einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

5. Minderjährige und Erziehungsberechtigte

Bei minderjährigen Antragstellern werden die für Zustimmung, Kontakt und Betreuung erforderlichen Daten eines Erziehungsberechtigten verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Gesundheitsangaben werden getrennt behandelt und sind nur für hierzu berechtigte Personen zugänglich.

6. Foto- und Mediennutzung

Die interne Verwendung von Fotos und die Verwendung für Öffentlichkeitsarbeit werden über getrennte Einwilligungen verwaltet.

Die Einwilligungen sind zweckgebunden und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Empfänger und Zugriffsberechtigungen

Innerhalb des Vereins erhalten nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, soweit dies für ihre jeweilige Aufgabe und Berechtigung erforderlich ist.

JFire verwendet hierfür eine rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskontrolle.

Soweit für den technischen Betrieb erforderlich, können personenbezogene Daten außerdem durch eingesetzte technische Dienstleister verarbeitet werden, insbesondere für:

- Hosting und Serverbetrieb,
- E-Mail-Versand,
- Authentifizierung,
- verschlüsselte Datensicherung,
- gegebenenfalls angebundene Feuerwehr- oder Alarmierungssysteme,
- Bank- und Zahlungsdienste, soweit diese Funktionen genutzt werden.

Dienstleister erhalten nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten.

8. Übermittlung in Drittländer

Soweit eingesetzte Dienstleister Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt eine solche Übermittlung nur, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Abgelehnte Mitgliedsanträge werden derzeit spätestens nach 180 Tagen zur Löschung bzw. weiteren Erforderlichkeit geprüft.

Übernommene Mitgliedsanträge werden derzeit spätestens nach 365 Tagen darauf geprüft, ob der ursprüngliche Antragsdatensatz neben den übernommenen Mitgliedsdaten weiterhin erforderlich ist.

Nach Beendigung einer Mitgliedschaft werden die gespeicherten Daten spätestens nach 365 Tagen auf ihre weitere Erforderlichkeit geprüft. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für steuer- und buchhaltungsrelevante Unterlagen, bleiben unberührt.

Sicherheits- und Auditprotokolle unterliegen gesonderten Aufbewahrungs- und Prüffristen.

10. Sicherheit

JFire setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein.

Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffsrechte, gesonderte Berechtigungen für sensible Daten, verschlüsselte Speicherung besonders schutzbedürftiger Felder, gesicherte Verbindungen, Sicherheitsprotokollierung sowie verschlüsselte Datensicherungen.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf

- Auskunft,
- Berichtigung,
- Löschung,
- Einschränkung der Verarbeitung,
- Datenübertragbarkeit sowie
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Datenschutzanfragen können an

johannes@ffw-deiningen.de

gerichtet werden.

12. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.

13. Automatisierte Entscheidungen

Über die Aufnahme in den Verein wird nicht ausschließlich automatisiert entschieden. Die Entscheidung über die Mitgliedschaft erfolgt durch den zuständigen Vorstand.

14. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Systeme oder die rechtlichen Rahmenbedingungen wesentlich ändern.